Geležinis trikampis Projektų valdymas

Geležinis trikampis Projektų valdymas
Subalansuoti savo biudžetą , apimtis, ir tvarkaraštis

( Taip pat žinomas kaip Triple Constraint projektų valdymo ).


Sužinokite, kaip įgyvendinti projektus per "geležinę trikampis ".
© iStockphoto / Hanis
Jūs valdyti naują ataskaitų teikimo sistema jūsų organizacijoje įgyvendinimą.

Kaip jūsų projektas progresuoja , viskas vyksta skirtingai nuo to, kaip kad tu planuota.

Jūs pastebėsite, kad jums reikia papildomos kompiuterinės įrangos , ir kai kurie uždaviniai užtruko ilgiau užbaigti nei iš pradžių planuota.

Norėdami gauti užduotis baigtas laiku , jūsų nuomone, įdarbinti daugiau rangovai . Tačiau tai padaryti, jūs turite atsižvelgti į kitus išlaidas iš projekto biudžeto. Jūs manote, kad apie ne pirkti papildomų kompiuterinės įrangos , kad jums reikia , tačiau tai reikštų, keičiasi projekto taikymo sritį, kad kai kurios funkcijos yra nepareiškė .

Daugelyje projektų ,biudžetas , taikymo sritis ir grafikas yra glaudžiai susiję. Pakeitimai vieną iš šių trijų pagrindinių apribojimų greičiausiai įtakos kitiems, ar poveikis projekto kokybę .

Šis straipsnis nagrinėja tarp trijų apribojimų biudžetą, taikymo sritį ir tvarkaraščio santykius ir žiūri idėjų ir priemonių siekiant padėti jums susidoroti su klausimais, kurie gali turėti įtakos šį ryšį .

Geležinis trikampis

Projektas įgaliojimai Pridėti į mano asmens mokymosi planas ir projekto aprašas Pridėti į mano asmens mokymosi planas nustatyti projekto tikslus. Pasibaigus šių dokumentų esmėreikalavimai pareiškimas, kad ką sakoprojektą reikia pristatyti . Tai apima , kas yra ir iš taikymo srities projekto apibrėžimą. Jis taip pat nustato projekto terminus ir savo biudžetą.

Šie taikymo sritį , biudžeto ir tvarkaraščio apribojimai yra žinomas kaip "geležinės trikampio" (žr. 1 pav.)

1 paveikslas -geležies trikampis Projektų valdymas

Geležinis trikampis Projektų valdymas
Originalus schema Straipsnyje "Kas yra projekto valdymas? " Atgaminti leidus theAssociation už projekto valdymą .

Šie apribojimai yra laikomas geležies trikampis , nes jūs retai gali pakeisti vieną apribojimą be taip pat įtakoja kitus. Taip, kad jums pristatyti projektą per šiuos suvaržymus darantys poveikį projekto rezultatų kokybę , arba teigiamai arba neigiamai.

Pavyzdžiui , tarkime, kad jūsų projektas yra įgaliota pradėti naują atskirą IT sistemą. Projektavimo etapo viršijo žymiai. Galima svarstyti kelių galimybių :

Išplėskite savo projektą laiko - Jūsų suinteresuotosios šalys gausite sistemą vėliau nei planuota , o tai gali sukelti problemų ir gali būtipriimtinas sprendimas jiems. Ji taip pat užtrukti ilgiau pristatyti , todėl padidės darbo jėgos sąnaudos . Tačiau gali būti ne bet koks neigiamas poveikis galutinio produkto kokybei .
Re planasProjekto poilsio pristatyti būsimus etapus greičiau - Tai gali padidinti projekto riziką , jeigu srityse, kaip antai bandymų Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas ir mokymo nėra visiškai užpildyta . Todėl jums gali neatitikti originalo kokybę tikslų. Tai taip pat galėtų padidinti projekto sąnaudas .
Keisti sritį - Galima imtis elementai taikymo sritį Pridėti prie "Mano asmeninės mokymosi plano ( funkcionalumas, sistemos , sąsajos, procesai automatizuoti , arba departamentai palaiko ) iš projekto , kad jis gali būti pristatytas per sutartą laiką ir biudžetą. Tai nebus patenkinti organizacijos originalius lūkesčius rezultatus. Bendros išlaidos taip pat gali padidėti, jei šie taikymo srityse pristatomi vėliau .
Projektų valdymo menas yra už projektų grupėje ( ne tikprojekto vadovas ), siekiant įgyvendinti projektą per šių apimties, grafiko ir biudžeto apribojimus. Jei turite problemą, kuri turi būti išspręsta , apsvarstyti , kuris variantas suteikia Jums geriausią sprendimą - nebūtinai idealus sprendimas - jūsų konkretaus projekto .

Pastaba:

Projektų valdymo , tensako, kad , vertinant tris veiksnius greitas , pigus ir geras , galite pasirinkti tik du :
Jei jums pristatyti projektą greitai ir pigiai , tai tikriausiai nebus labai gerai.
Jei jums pristatyti greitai ir gerai, tada jis nebus pigus.
Jei jums pristatyti projektą gerai ir pigiai , jums nebus gauti labai greitai.
Nors tai ne visada , yra keletas šių pareiškimų tiesą. Jei turite sudėtingus klausimus išspręsti , įsitikinkite, kad kruopščiai galvoti apie sprendimą , ir apsvarstyti jo poveikį kitose savo projektą.
sprendimas pagrindų

Naudokite šią sistemą siekiant padėti jums padaryti sprendimus dėl klausimų, turinčių įtakos geležies trikampis.

Prieš pradėdami, pasitarkite su savo rėmėjo aukšto lygio variantų tinka jūsų projektą. Suprasti, kad koks nors lankstumas jums gali tekti savo projekto biudžeto , pristatymo terminus , taikymo srities, ir kokybės reikalavimus .

Tvarkaraštis Slėgis

Peržiūrėkite savo kritinis kelias Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas . Ar yra užduotis, kad jūs galite pašalinti iš to?
Re planas Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planą, siekiant nustatyti , jei jūs galite padaryti užduotis skirtingai arba skirtingos seka , siekiant sumažinti savo bendrą tiekimo grafikas . Ar yra užduotis, kad jūs galite padaryti vienu metu , siekiant sumažinti bendrą laiką, reikalingą ?
Ar yra nenumatytų laikas pastatyti į vėlesniems etapams planą? Jūs galite naudoti šią nepaprastosios padėties metu , ar būtų tai tik atidėti problemą vėlesniam etapui ?
Ar tikslinga perkelti kai kuriuos apimties komponentus į būsimo projekto etapo , kad būtų galima pristatyti dabartinę fazę laiku ?
Peržiūrėkite užduotis įtraukti į planą. Ar jie visi esminiai dalykai norint pasiekti reikiamą projekto rezultatus ? Ar yra užduotis nereikalingos ?
Taikymo sritis slėgio

Arpakeitus apimtį , būtinus įgyvendinant šio projekto tikslai šiame etape ? Tai būtų labiau tinkama į naują sritį paprašęs " pageidavimų sąrašą " apsvarstyti vėliau?
Galite perkelti keletą taikymo srityse į vėlesniame etape ?
Arverslo reikalavimus pakankamai stiprios , kad projektas toliau apibrėžimas? Jei sustabdyti projektą ir peržiūrėti verslo reikalavimus ?
Patarimas:

Siekiant sumažinti taikymo sritį besikeičiančioje tikimybę projekto metu getstakeholder dalyvavimas Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planą ir patvirtinti anksti verslo poreikius Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas ir projektavimo etapuose , kad jūsų projekto apimtis apibrėžimas yra kuo išsamesnė .
Be to, įsitikinkite , kad turite tvirtą apimties kontrolės procesą Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planą vietoje , kad jūs neturite padaryti pažadus suinteresuotosiomis šalimis , kad jūs negalite išlaikyti .
Biudžeto slėgio

Ar galite pristatyti užduotis pigiau ? Ar galima naudoti pigesnius komponentus ar pigesnių išteklių ? Ar galite tai padaryti , nepadarius neigiamos įtakos reikiamus kokybės lygius ?
Ar visi jūsų suplanuotoms užduotims prisidėti prie projekto rezultatus ? Ar galite sustabdyti bet kokias užduotis ?
Ar jums sumažinti projekto komandos išlaidas? Pavyzdžiui, jūs galite sumažinti kelionės išlaidas?
Ar turite bet kokios nepaprastosios padėties , kad galite naudoti ?
Kiti patarimai

Saugokitės "Taikymo sritis slinkti " , tai yra , kai jūs leidžiate daug mažų pakeitimų, kuriuos reikia padaryti savo projekto taikymo sritį negalvodami apgalvoti pasekmes . Tai tada gali sukelti pokyčius , kad jūs niekada nebūtų priimtas, jeigu jie visi buvo pristatytas kartą rinkinį. Jei įtariate, kad tai vyksta savo projektą, atlikti projekto apžvalgą Pridėti į mano asmens mokymosi planas, siekiant padėti jums pamatyti , kaip viso projekto . Tada nuspręskite, kaip imtis dalykų į priekį.
Prisiminkite savo rezultatus - Nepamirškite apie tai, ką jūs ten pristatyti . Sutelkti dėmesį į bendresnį vaizdą priimant sprendimus , ir įsitikinkite, kad you'remanaging nauda Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas aktyviai .
Paimti projektas rėmėjas Pridėti prie "Mano asmeninės mokymosi planą ir iniciatyvinės grupės Įtraukti į mano asmens mokymosi planas paramos - Įsitikinkite, kad youkeep pagrindinės suinteresuotosios šalys informavo Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planą ir lenta su projekto statusą. Bendrauti rimtų problemų , pagrindinių rizikos rūšių ir apimties pokyčių prašymus , kai tik galite. Iniciatyvinės grupės nariai turi ne įsitraukti į dieną -to-day pristatymo pranašumą , todėl jie dažnai galima pamatyti dalykus aiškiai.
Sutelkti dėmesį į jūsų projekto norimą rezultatą - Pavyzdžiui, tai gali būti įmanoma iš naujo planuoti projektą pristatyti pagal grafiką , mažinant laiko, skirto mokymui ar paremti, prieš jums pristatyti iki galutinio produkto .
Jei biudžetas yra prieinama, jums gali būti suteikta galimybė tinkamai atsigriebti už tai didinant po įgyvendinimo, palaikymo ir mokymo lygį .
svarbiausi dalykai
Projektų valdymo uždavinys yra pristatyti projekto tikslus per "geležinei trikampio" biudžetą, grafiką ir apimtį , apribojimų , nepažeidžiant bendrą kokybę .
Yra daug įrankių, kad padėtų jums per visą projekto gyvavimo ciklą. Kaip projekto vadovas , jums reikia rinktis pagal tai, ką turi, už projektą pasiekti bendrieji tikslai . Imtis pozityvių veiksmų, greitai, jei yra klausimų, siekiant išspręsti , jei yra rizika, valdyti, ir jei yra problemų įveikti. Tai ko gero projekto valdymas yra viskas apie!

The Iron Triangle of Project Management

Balancing Your Budget, Scope, and Schedule

(Also known as The Triple Constraint of Project Management.)

Learn how to deliver projects within the "iron triangle."

© iStockphoto/hanis

You're managing the implementation of a new reporting system for your organization.

As your project progresses, things happen differently from how you'd planned.

You find that you need extra computer hardware, and some tasks have taken longer to complete than you originally predicted.

To get the tasks completed on time, you consider recruiting more contractors. But, to do this, you'd have to take other costs out of the project's budget. You think about not buying the extra computer hardware that you need, however, this would mean changing the project's scope, so that some functionality isn't delivered.

In many projects, the budget, scope and schedule are closely linked. Changes to one of these three key constraints will most likely affect the others, or impact on the quality of the project.

This article examines the relationship between the three constraints of budget, scope and schedule, and looks at ideas and tools for helping you deal with the issues that can affect this relationship.

The Iron Triangle

The project mandate  and project charter  identify the project's objectives. At the core of these documents is a requirements statement that says what the project needs to deliver. This includes a definition of what is in and out of scope for the project. It also establishes the project's deadlines and its budget.

These constraints of scope, budget, and schedule are known as the "iron triangle" (see figure 1).

Figure 1 – The Iron Triangle of Project Management

Original diagram in the article, "What is Project Management?" Reproduced with permission of theAssociation for Project Management.

These constraints are considered an iron triangle because you can rarely change one constraint without also impacting the others. The way that you deliver the project within these constraints impacts the quality of the project's outcomes, either positively or negatively.

For example, suppose your project mandate is to launch a new standalone IT system. The design phase has overrun significantly. You could consider several options:

• Extend your project timeline – Your stakeholders will get the system later than planned, which may cause issues, and may not be an acceptable solution to them. It will also take longer to deliver, and therefore will increase labor costs. However, there may not be any negative impact on the quality of the end product.
• Re-plan the rest of the project to deliver future phases more quickly – This may increase project risks if areas such as testing  and training are not completed in full. Therefore you may not meet the original quality objectives. This could also increase the cost of the project.
• Change scope – You could take elements of scope  (functionality, systems, interfaces, processes automated, or departments supported) out of the project so that it can be delivered within the agreed timeline and budget. This will not meet the organization's original expectations of deliverables. Overall costs may also increase if these scope areas are delivered at a later date.

The art of project management is for the project team (not just the project manager) to implement the project within these constraints of scope, schedule and budget. When you have an issue that must be resolved, consider which option gives you the best solution – not necessarily the ideal solution – for your particular project.

Note:

In project management, there's a saying that, when considering the three factors of fast, cheap, and good, you can only choose two:

• If you deliver the project quickly and cheaply, then it probably won't be very good.
• If you deliver it quickly and well, then it won't be cheap.
• If you deliver the project well and cheaply, you won't get it very quickly.

While this doesn't always happen, there's some truth in these statements. If you have difficult issues to resolve, make sure you think carefully about the solution, and consider its impact on other parts of your project.

Decision Framework

Use this framework to help you make decisions about issues that affect the iron triangle.

Before you start, discuss with your sponsor the high-level options appropriate for your project. Understand any flexibility you may have in your project budget, delivery timelines, scope, and quality requirements.

Schedule Pressure

• Review your critical path . Are there tasks that you can remove from this?
• Re-plan  to determine if you can do tasks differently, or in a different sequence, to reduce your overall delivery timeline. Are there tasks that you can do simultaneously to reduce the overall time required?
• Is there contingency time built into the plan in later phases? Can you use this contingency time now, or would this just delay the problem to a later phase?
• Is it appropriate to move some scope components into a future project phase so that you can deliver the current phase on time?
• Review the tasks included in the plan. Are they all essential to deliver the required project outcomes? Are any tasks unnecessary?

Scope Pressure

• Is the change to the scope essential to delivering this project's objectives in this phase? Would it be more appropriate to a new scope request to a "wish list" to consider later?
• Can you move some scope areas into a later phase?
• Is the definition of business requirements strong enough for the project to continue? Should you suspend the project and review the business requirements?

Tip:

To reduce the likelihood of the scope changing during the project, getstakeholder involvement  and approval early on in the business requirements  and design phases, so that your project scope definition is as complete as possible.

Also, make sure that you have a robust scope control process  in place, so that you don't make promises to stakeholders that you can't keep.

Budget Pressure

• Can you deliver tasks more cheaply? Can you use cheaper components or cheaper resources? Can you do this without negatively affecting the required levels of quality?
• Do all of your planned tasks contribute to the project's outcome? Can you stop any tasks?
• Can you reduce project team expenses? For example, can you reduce travel costs?
• Do you have any contingencies that you can use?

Further Tips

• Beware of "scope creep" –This is when you allow many small changes to be made to your project's scope without thinking carefully about the implications. This can then lead to a set of changes that you would never have accepted if they had all been presented at once. If you suspect that this is happening in your project, conduct a project review  to help you see the project as a whole. Then decide how to take things forward.
• Remember your deliverables – Don't forget about what you're there to deliver. Focus on the bigger picture when making decisions, and make sure that you'remanaging benefits  actively.
• Get project sponsor  and steering group  support – Make sure that youkeep key stakeholders informed  and on board with the status of the project. Communicate serious issues, major risks, and scope change requests as soon as you can. Steering group members have the advantage of not being involved in day-to-day delivery, so they can often see things more clearly.
• Focus on your project's desired outcome – For example, it may be possible to re-plan a project to deliver on schedule by reducing the time allocated to training or support before you deliver the end-product.
  If budget is available, you may be able to adequately make up for this by increasing the level of post-implementation support and training.

Key Points

The challenge of project management is to deliver the project's objectives within the constraints of the "iron triangle" of budget, schedule, and scope, without affecting overall quality.

There are many tools available to support you during the project lifecycle. As a project manager, you must make choices based on what's required for the project to achieve its overall objectives. Take positive action quickly if there are issues to resolve, if there are risks to manage, and if there are problems to overcome. This is what good project management is all about!