Projektų valdymo etapai ir procesai

Projektų valdymo etapai ir procesai
Struktūrizavimas savo projekto
Kontroliuoti kiekvieną projekto etapą išvežimo vartų .
© iStockphoto / Daft_Lion_Studio
Visiems, bet mažiausias projektai , patyrę projektų vadovai naudoti nusistovėjusius projektų valdymo metodikas . Šie tinklai dažnai yra paskelbti sistemoms - PMBOK Pridėti prie "Mano asmeninės mokymosi plano ( Projektų valdymas Kūno žinių ) arba PRINCE2 Įtraukti į mano asmens mokymosi planas - tačiau jie taip pat gali būti in-house metodikas , kurios yra specifiniai organizacijai .
Šie metodai turi tam tikrų dėmesio skirtumus , ir jie linkę naudoti šiek tiek skirtinga terminologija , bet jie paprastai praleisite dvi pagrindines funkcijas: projektai pristatomi etapais ir tam tikrų bendrų projektų valdymo procesai paleisti per šių etapų .
Tai pavaizduota 1 paveiksle žemiau.
1 paveikslas - Projekto valdymo struktūra
Šiame straipsnyje paaiškinama, šiuos etapus ir procesus išsamiau.
Patarimas:
Jei kuri nors iš terminų, naudojamų šiame straipsnyje, yra susipažinę su jumis , skaitykite mūsų straipsnyje vartojamų žodžių in .. Projektų ir programų valdymas Pridėti į mano asmens mokymosi planas .
projekto etapai
Etapai , arba etapų yra labai svarbus projektų vadovams . Galvodami pagal etapus , galite užtikrinti, kad siektini pagaminti kiekvieno etapo pabaigoje pasiektų savo tikslą, ir kad projektų grupių nariai ( ar sub- komandos ) yra tinkamai pasirengę kitą etapą .
Jūs nustatyti reikiami siekinių kiekvienam iš darbo paskirstymas struktūra etapo Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi plano ( SST ) už jį. SST yra parengtas kaip dalį savo rengimo veiklą , tada patvirtinti projekto komandos nariais . Po kiekvieno etapo pabaigoje , kažkas ženklai off nuo to etapo rezultatų . ( Jūsų pasirengimo etape , manau, per , kuris turi patvirtinti kiekvienas siekinys . Tvirtintojus gali apimti projekto valdybos , projektų rėmėjas, arba pagrindinėmis suinteresuotomis šalimis. ) Kai siekinių yra patvirtintas,etapas yra baigtas irprojekto komanda gali praeiti pro " vartų " į kitą etapą . Tai kodėlsąvoka " etapas / vartai " yra vartojamas taip dažnai projektų valdymas.
Tikslios etapai irtvarka , kurioje jie baigė , gali šiek tiek skirtis , priklausomai nuo to, ką jums reikia pasiekti savo projektu . Etapai yra tokie:
Projekto strategija ir verslo tikslais.
Paruošimas.
Dizainas .
Kūrimas ir testavimas .
Mokymas ir verslo pasirengimas .
Remti ir teikiamais privalumais .
Projekto arti.
Pažinkime kiekvieną išsamiau etapą.
Projekto strategija ir verslo atvejis
Šiame etape jūs nustatotebendra projekto verslo reikalavimas Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi plane, o pasiūlyti metodą arba metodologiją , kad jūs norite naudoti ją spręsti .
Pasibaigus šiam etapui vartai yra jūsų aukšto lygio projektinio pasiūlymo ir verslo atveju, patvirtina požiūrį , kurį norite naudoti patvirtinimo . Jūs taip pat turite parodyti, kad jūs galite pasiekti projekto tikslą per nurodytą laiką ir biudžetą.
Patarimas:
Įsitikinkite, kad jums peržiūrėti verslo atveju kiekvieno projekto etapo pabaigos, siekiant užtikrinti, kad ji vis dar galioja . Jei kas nors pasikeitė , jį pataisyti , kiek reikia.
rengimas
Čia dirbti su pagrindinėmis suinteresuotosiomis šalimis ir projekto komandos nariais , kurie jau buvo nustatyti nustatyti ir pradėti projekto įgyvendinimą :
Užpildykiteaukšto lygio darbo Breakdown Structure Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas .
Nustatyti projekto aukšto lygio planas tuo etapas lygio Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas . ( Darbas su atitinkamais projekto komandos nariams gamina detaliuosius planus per kiekvieną tolesnį etapą. Taip užtikrinama, kad jie turi nuosavybės šių planų jausmą. )
Nustatyti ir įdarbinti projektų nariai.
GaminameProjekto inicijavimas Dokumento Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas .
Pasirinkite trečiosioms naudoti pirmaisiais projekto etapuose (pvz. , IT subrangovai ar partneriai ) .
Įdėk veiksmus , siekiant užtikrinti pagrindinius išteklius. (Pavyzdžiui, atsarginės kambariai mokymo etapą , ir skirti stalai ir kompiuteriai / spausdintuvams projekto komanda. )
dizainas
Aš šį etapą pradėdami darbą, susijusį su kurti siektinų projekto rezultatų , naudojant projekto strategijos , verslo atveju, ir projekto inicijavimo dokumentą kaip jūsų atspirties taškas. Tada dirbti su atitinkamomis suinteresuotosiomis šalimis plėtoti pagrindinių rezultatų dizaino. Be didesnių projektų , galite naudoti verslo analitikai jums padėti tai .
Jūs tikriausiai projekto valdybos ar projekto rėmėjas kuris įpareigota pasirašyti bendrą dizaino , bet įsitikinkite, kad jūs taip pat gauti informacijos iš kitų suinteresuotųjų šalių. Tai padeda sukurti verslo nuosavybės projekto rezultatų .
Jei pakeitimai procesų reikia, naudoti srauto diagramą įtraukti į Mano asmeninės mokymosi plane , arba dingo Lane diagramą Pridėti į mano asmens mokymosi planą sukurti detalusis planas , kaip viskas veiks. Šiuo metu jūs turite padaryti viską, ką gali apmąstyti ir spręsti su projektų klausimais , prieš pradėdami statyti projekto rezultatų - problemos beveik visada yra lengviau ir pigiau išspręsti projektavimo stadijoje , nei jie yra , kaiišsamus darbas įgyvendinant jau prasidėjo.
Pasirinkite suinteresuotosios šalys Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas atidžiai detaliojo projektavimo stadijoje. Geras išsamus dizainas yra labiau tikėtina, kad sukelti gerą projekto skyrimo. Jeidetalųjį planą yra prasta, projekto rezultatų yra daug mažesnė tikimybė , kad atitiktų reikalavimus !
Patarimas:
Tiems projektams, kurie daug techninių pavojų ir netikrumą , apsvarstyti galimybę įtraukti pagrįstumo ar įrodymas -of- koncepcijos etapą . Tai padidina jūsų saugumą , kad tai, ką jūs planuojate (tikriausiai labai brangiai kainuoja ) dirbs , o leidžia jums atšaukti projektą mažiausiomis sąnaudomis , jeiįrodymas -of- koncepcija nepavyksta.
Kūrimas ir testavimas
Su visaisplanavimo ir projektavimo baigtas,projekto komanda dabar gali pradėti kurti ir statyti projekto rezultatus komponentus - ar taiprograminė įranga , tilto, ar verslo proceso dalis .
Kaip dalį šio etapo , jums reikia išbandyti Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas šie komponentai kruopščiai patvirtinti, kad jie dirba , kaip jie turėtų.
Mokymas ir verslo pasirengimas
Šis etapas yra visa informacija apie pasirengimą projekto pradžios arba " eiti gyventi . " Ar šiuos dalykus šiame etape :
Traukinys vartotojams.
Įdiegti nuolatinę paramą .
Duomenų perkėlimas į naujas sistemas.
Nustatyti , kas reikalinga šiam projektui būtų veiksminga nuo paleidimo datos , ir užtikrinti, kad tinkamai spręsti šią problemą .
Palaikymas ir naudos realizavimas
Įsitikinkite, kad jums suteikti pereinamąjį paramą verslui poprojektas pradėtas , ir apsvarstyti , kas reikalinga prieš jūsų komandos nariai perskirstomos . Projekto komandos dažnai skiriamas į kitą darbą per anksti poprojekto praėjo "gyvai" , tai reiškia, kad projekto nauda dažnai nėra visiškai išnaudotos.
Stebėti projekto naudą pristatymo Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas . Jūs galite naudoti šį reklamuoti savo projektą arba suteikti jums informacijos apie kitus veiksmus, reikalingus užtikrinti, kadprojektas bus sėkmingas.
Jūs galite stebėti naudos kaip dalį "verslas kaip įprasta " veiklą , ir jums turėtų ( idealiu atveju) ir toliau tai daryti , kai projektas yra uždarytas .
Projekto arti
Uždarymoprojektas Pridėti prie "Mano asmeninės mokymosi plano nėralabiausiai jaudinanti dalis projekto ciklo , tačiau , jei jūs neturite daryti tinkamai , jums gali trukdyti vykstantį pristatymo naudą organizacijai. Įsitikinkite, kad jūstaip:
Baigti rengti ir saugoti dokumentus .
Atliktipo įgyvendinimo pateikti apžvalgą Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planą , kad jūs ir jūsų kolegos gali pasinaudoti patirtimi Įgijote būsimuose projektuose .
Naudokite savo verslo ryšius , susijusius su negrįžtamu projekto komandos nariams atitinkamus vaidmenis organizacijoje. Jūs nenorite prarasti patirties ir žinių , kad jie jau įgyta darbo su projektu.
Projektų valdymo procesai
Pagrindiniai projekto valdymo procesai , kurie veikia nors visi šių etapų , yra šie:
Fazių valdymas .
Planavimas .
Kontroliuoti .
Vadovavimas komandai .
Bendravimas .
Viešųjų pirkimų .
Integracija .
Pažvelkime į kiekvieną procesą išsamiau.
Fazių valdymas - Čia jūs užtikrinti, kad jūs tinkamai tenkinti sąlygas užbaigti kiekvieną etapą ir pradėti kitą. Norėdami tai padaryti , įsitikinkite, kad jūs visiškai suprasti " vartai ", arba siekinius, kuriuos turi užpildyti ir patvirtinti atitinkamų suinteresuotųjų šalių , kad galėtumėte uždaryti etapą. Pristatomos ir pasirašys reikalavimai dažniausiai nustatomi Projekto inicijavimo dokumentą Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas , todėl peržiūrėti šį tinkamai projekto metu.
Planavimas - Atlikti aukšto lygio planavimą viso projekto metu projekto pradžios , tada padaryti daugiau detaliojo planavimo kiekvienam po kiekvieno etapo pradžios etapą. Įsitikinkite, kad turite tinkamus žmones , išteklius, metodikas ir patvirtinamuosius priemones , galiojančias kiekvieno planavimo etape , kad būtų galima pristatyti projektą laiku, neviršijant biudžeto , ir tinkamus kokybės standartus .
Kontrolė - Tai svarbu kontroliuoti apimtis Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas, kainuos Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi plane, o klausimai Pridėti į mano asmens mokymosi planas ; ir valdyti laiką , rizika Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi plane, o nauda Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas efektyviai. Sukurti ataskaitas, kuriose yra informacija, kurią reikia sukurti aiškų vaizdą apie tai, kaip viskas vyksta . Paprasčiausias būdas tai padaryti yra naudotiProjekto Prietaisų skydelis Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas .
Komanda valdymas - Kaip projekto vadovas, esate atsakingas už projekto komanda . Dirbu su projektu , dažnai skiriasi nuo labiausiai " Nieko nekeisti" veiklos ir projektų darbas gali reikalauti kitokio požiūrio ir nustatyti įgūdžių . Taigi, jums tikriausiai reikia konkrečiam projektui vadovaujančio personalo mokymą ir paramą. Ir yra papildomų keblumų valdant komandos nariai, kurie projekto pareigas , taip pat kitų vaidmenis tuo pačiu metu (žr. mūsų straipsnį apie Tvarkyti kryžminio funkcinės komandos Pridėti prie "Mano asmeninės mokymosi plane daugiau apie tai ) .
Bendravimas - Įsitikinkite, kad jūs aiškiai įvardyti, kas yra atsakingas už bendravimą komandos nariams , projekto lenta, įvairios suinteresuotosios šalys Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi planas versle ir atitinkamomis trečiosiomis šalimis . Nepakankamas bendravimas yradažna problema plotas projektams , ir ji turi didelį dėmesį tinkamai bendrauti .
Mūsų straipsniai bendravimo įgūdžiai yranaudingas atskaitos tašku plėtojant šiuos esminius įgūdžius.
Viešieji pirkimai - taispecialistas srityje. Daugelis projektų samdyti trečiosioms šalims valdyti pirkimus, visų pirma , kai tai susiję su IT sistemas. Tvarkant tokius trečiuosius asmenis dažnaiiš projekto vadovo vaidmuo . Žr mūsų straipsnių apie prašymą pateikti pasiūlymus Dokumentai Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi plano ir viešųjų pirkimų valdymo Pašalinti iš mano asmeninės mokymosi plane daugiau apie tai .
Integracija - Daugelis projektų nereikia stovėti ant savo organizacijoje - jie dažnai įtakos kitų sričių verslo. Įsitikinkite, kad turite apsvarstyti, kaip jūsų projektas bus sąsaja su kitais projektais ar funkcijų .
svarbiausi dalykai
Oficialus projekto valdymas apima po nustatyto projektų valdymo metodika . Savo ruožtu , dauguma šių metodikų laikytis bendrų projekto etapų rinkinį su bendromis procesus, kurie kerta kiekvieno etapo .
Ištirti projektų valdymą toliau atsižvelgti į mūsų kąsnio dydžio treniruotę Kas yra ... Projektų valdymas ? Pridėti į mano asmens mokymosi planas

Project Management Phases and Processes

Structuring Your Project

Control each project phase with an exit gate.

© iStockphoto/Daft_Lion_Studio

For all but the smallest projects, experienced project managers use well-established project management methodologies. These are often published systems – such as PMBOK (Project Management Body of Knowledge) or PRINCE2  – but they can also be in-house methodologies that are specific to the organization.

These approaches have some differences in emphasis, and they tend to use slightly different terminology, but they generally share two key features: projects are delivered in stages, and certain common project management processes run across these stages.

This is illustrated in figure 1, below.

Figure 1 – Project Management Structure

This article explains these phases and processes in more detail.

Tip:

If any of the terms used in this article are unfamiliar to you, refer to our articleWords Used in... Project and Program Management .

Project Phases

Phases, or stages, are very important for project managers. By thinking in terms of phases, you can ensure that the deliverables produced at the end of each phase meet their purpose, and that project team members (or sub-teams) are properly prepared for the next phase.

You identify the required deliverables for each phase from the Work Breakdown Structure  (WBS) for it. The WBS is drafted as part of your preparation activities, and then validated by the rest of the project team. At the end of each phase, someone signs off on the deliverables from that phase. (In your preparation phase, think through who needs to approve each deliverable. Approvers may include the project board, project sponsor, or key stakeholders.) Once the deliverables are approved, the phase is completed and the project team can pass through the "gate" to the next phase. This is why the term "stage/gate" is used so often in project management.

The exact phases, and the order in which they're completed, may vary slightly, depending on what you need to achieve with your project. The phases are as follows:

• Project strategy and business case.
• Preparation.
• Design.
• Development and testing.
• Training and business readiness.
• Support and benefits realization.
• Project close.

Let's explore each phase in more detail.

Project strategy and business case

In this phase, you define the overall project business requirement , and propose the approach or methodology that you want to use to address it.

The gate at the end of this phase is the approval of your high-level project proposal and of the business case that validates the approach you want to use. You must also show that you can achieve the project's goal within the required timelines and budget.

Tip:

Make sure that you review the business case at the end of each project phase to ensure that it’s still valid. If anything has changed, revise it as needed.

Preparation

Here, you work with key stakeholders and project team members who have already been identified to establish and start the project:

• Complete a high-level Work Breakdown Structure .
• Determine the project's high-level plan at the milestone level . (Work with appropriate project team members to produce detailed plans at each subsequent phase. This ensures that they have a sense of ownership of these plans.)
• Identify and recruit project members.
• Produce the Project Initiation Document .
• Select third parties to use in the early project phases (for example, IT subcontractors or partners).
• Put actions in place to secure key resources. (For example, reserve rooms for the training phase, and allocate desks and PCs/printers for the project team.)

Design

I this phase you start the work involved with creating the project's deliverables, using the project strategy, business case, and Project Initiation Document as your starting point. Then work with relevant stakeholders to develop the designs of the main deliverables. In larger projects, you may use business analysts to help you with this.

You probably have a project board or project sponsor who is responsible for signing off the overall design, but make sure you also get input from other stakeholders as well. This helps build business ownership of the project deliverables.

If changes to processes are required, use a Flow Chart  or Swim Lane Diagram  to create a detailed map of how things will work. At this stage, you must do everything you can to think through and deal with project issues before you start to build project deliverables – problems are almost always easier and cheaper to fix at design stage than they are once the detailed work of implementation has started.

Select stakeholders  carefully for the detailed design phase. A good detailed design is more likely to lead to a good project deliverable. If the detailed design is poor, the project deliverables are much less likely to meet requirements!

Tip:

For projects that have significant technical risks and uncertainties, consider including a feasibility or proof-of-concept phase. This increases your certainty that what you're planning (probably at great expense) will work, while allowing you to cancel the project at minimum cost if the proof-of-concept fails.

Development and testing

With all of the planning and designing complete, the project team can now start to develop and build the components of the project output – whether it's a piece of software, a bridge, or a business process.

As part of this phase, you need to test  these components thoroughly to confirm that they work as they should.

Training and business readiness

This stage is all about preparing for the project launch or "go live." Do the following things during this phase:

• Train users.
• Put in place ongoing support.
• Transfer data to new systems.
• Identify what's required for the project to be effective from the launch date, and ensure that you adequately address this.

Support and benefits realization

Make sure you provide transitional support to the business after the project is launched, and consider what's required before your team members are reassigned. Project teams are often assigned to other work too soon after the project has gone "live", meaning that project benefits are often not fully realized.

Monitor the delivery of project benefits . You can use this to promote your project or to give you information about other actions needed to ensure that the project is successful.

You can monitor benefits as part of "business as usual" activities, and you should (ideally) continue to do so after the project is closed.

Project close

Closing a project  is not the most exciting part of the project lifecycle, but, if you don't do it properly, you may obstruct the ongoing delivery of benefits to the organization. Make sure you do the following:

• Complete and store documentation.
• Carry out a Post-Implementation Review , so that you and your colleagues can use the experience you've gained in future projects.
• Use your business connections to reassign project team members to appropriate roles in the organization. You don't want to lose the experience and knowledge that they've gained from working on the project.

Project Management Processes

The key project management processes, which run though all of these phases, are:

• Phase management.
• Planning.
• Control.
• Team management.
• Communication.
• Procurement.
• Integration.

Let's look at each process in more detail.

• Phase management – Here, you ensure that you adequately satisfy the conditions for completing each phase, and for starting the next one. To do this, make sure that you fully understand the "gates", or deliverables that must be completed and approved by the appropriate stakeholders before you can exit a phase. Deliverables and sign-off requirements are usually identified in theProject Initiation Document , so review this appropriately during the project.
• Planning – Carry out high-level planning for the whole project at the start of the project, then do more detailed planning for each phase at the start of each phase. Ensure that you have the right people, resources, methodologies, and supporting tools in place for each planning phase, so that you can deliver the project on time, on budget, and to appropriate quality standards.
• Control – It's essential to control scope , cost , and issues ; and to manage time, risks , and benefits  effectively. Create reports that contain the information you need to create an accurate picture of how things are proceeding. A common way of doing this is to use a Project Dashboard .
• Team management – As project manager, you are responsible for managing the project team. Working on a project is often different from most "business as usual" activities, and project work may require a different approach and set of skills. As such, you'll probably need specific project management training and support. And there are additional complexities in managing team members who have project responsibilities as well as other roles at the same time (see our article on Managing Cross-Functional Teams  for more on this).
• Communication – Make sure that you're clear about who is responsible for communicating to team members, the project board, the differentstakeholders  within the business, and relevant third parties. Inadequate communication is a frequent problem area for projects, and it needs considerable attention to communicate well.
  Our articles on communication skills are a useful starting point for developing these essential skills.
• Procurement – This is a specialist area. Many projects hire third parties to manage purchasing, particularly when it involves IT systems. Managing these third parties is often the role of the project manager. See our articles onRequest for Proposal Documents  and Procurement Management  for more on this.
• Integration – Many projects do not stand on their own within an organization – they often impact other areas of the business. Make sure that you consider how your project will interface with other projects or functions.

Key Points

Formal project management involves following an established project management methodology. In turn, most of these methodologies follow a set of common project phases, with common processes that run across each phase.

To explore project management further, take our Bite-Sized Training session,What is… Project Management?